Lieferantenbewertung im Mittelstand: Kriterien, Ablauf und Konsequenzen
Eine Lieferantenbewertung, die nur für das Audit ausgefüllt wird, hilft niemandem. Wie Einkauf und Qualität mit Daten aus dem ERP ein Frühwarnsystem aufbauen, das Verhandlungen stützt und Lieferausfälle verhindert.
Von Oktay Sönmez
Ein Lieferant liefert seit Jahren zuverlässig, bis plötzlich drei Lieferungen in Folge zu spät kommen und die Produktion steht. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass die Liefertreue schon seit einem Jahr nachgelassen hatte. Nur hat es niemand gemessen. Lieferantenbewertung ist in vielen mittelständischen Unternehmen entweder ein Formular, das einmal im Jahr für das Audit ausgefüllt wird, oder ein Bauchgefühl des Einkaufsleiters. Beides hilft wenig, wenn es darauf ankommt. Dieser Artikel zeigt, wie eine Bewertung aussieht, die Entscheidungen stützt, ohne den Einkauf mit Bürokratie zu belasten.
Wozu Lieferanten bewerten
Die Bewertung hat drei Zwecke. Erstens Risiken erkennen, bevor sie zum Problem werden: nachlassende Liefertreue, steigende Fehlerquoten, Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten für ein kritisches Teil. Zweitens Verhandlungen auf eine Faktenbasis stellen, denn wer belegen kann, dass ein Lieferant in zwölf Monaten acht Prozent der Lieferungen verspätet ausgeführt hat, verhandelt anders als jemand, der nur einen Eindruck hat. Drittens die Anforderungen der ISO 9001 an die Überwachung externer Anbieter erfüllen, ohne dafür ein separates Verfahren zu pflegen. Eine Bewertung, die nur den dritten Zweck erfüllt, wird im Alltag niemand ernst nehmen.
Welche Lieferanten überhaupt bewertet werden
Nicht jeder Lieferant braucht dieselbe Aufmerksamkeit. Der Büromaterialversand muss nicht quartalsweise bewertet werden, der Zulieferer des einzigen Spezialbauteils schon. Eine einfache Einteilung nach Einkaufsvolumen und Kritikalität reicht: Lieferanten mit hohem Volumen oder hoher Kritikalität werden laufend bewertet, Lieferanten mit mittlerer Bedeutung jährlich, der Rest nur bei Auffälligkeiten. In der Praxis landen so zwischen zehn und vierzig Lieferanten in der laufenden Bewertung, und das ist eine Zahl, die ein Einkauf mit zwei oder drei Personen tatsächlich bewältigt.
Ein Sonderfall sind Einzellieferanten für kritische Teile. Hier geht es weniger um die Bewertung als um die Frage, was passiert, wenn der Lieferant ausfällt. Für jedes Teil, das nur eine Quelle hat, sollte der Einkauf wissen, wie lange der Bestand reicht, ob ein zweiter Lieferant qualifiziert werden könnte und was das kosten würde. Diese Angaben gehören in die Lieferantenakte, auch wenn der Lieferant selbst hervorragend bewertet ist. Eine gute Bewertung schützt nicht vor Insolvenz, Brand oder einer Übernahme durch einen Wettbewerber.
Kriterien, die sich messen lassen
Die Bewertung sollte überwiegend auf Daten beruhen, die ohnehin im ERP entstehen, und nur zu einem kleinen Teil auf Einschätzungen. Eine bewährte Aufteilung:
| Kriterium | Datenquelle | Gewichtung |
|---|---|---|
| Liefertreue (Termin) | Wareneingang gegen bestätigten Termin | 30 % |
| Mengentreue | Wareneingang gegen Bestellmenge | 10 % |
| Qualität | Wareneingangsprüfung, Reklamationen | 30 % |
| Preisentwicklung | Bestellhistorie | 10 % |
| Kommunikation und Reaktionszeit | Einschätzung Einkauf | 10 % |
| Zertifikate und Nachweise | Dokumentenablage | 10 % |
Die Gewichtung muss zum Unternehmen passen. Wer Just-in-time produziert, gewichtet die Liefertreue höher; wer sicherheitsrelevante Teile verbaut, die Qualität. Wichtig ist, dass die Gewichtung einmal festgelegt und dann über längere Zeit beibehalten wird, sonst sind die Ergebnisse nicht vergleichbar.
Bewertungsklassen und Konsequenzen
Eine Bewertung ohne Folgen ist Papier. Deshalb gehört zu jeder Bewertungsklasse eine festgelegte Konsequenz. Ein Lieferant mit über 90 Punkten gilt als bevorzugt und wird bei neuen Anfragen zuerst berücksichtigt. Zwischen 75 und 90 Punkten ist der Lieferant freigegeben, bekommt aber einmal jährlich seine Bewertung mitgeteilt. Zwischen 60 und 75 Punkten erhält er ein Gespräch mit konkreten Verbesserungsforderungen und einer Frist; gleichzeitig prüft der Einkauf Alternativen. Unter 60 Punkten wird kein neuer Auftrag mehr erteilt, solange keine Verbesserung nachgewiesen ist. Diese Regeln klingen hart, schaffen aber Klarheit auf beiden Seiten. Viele Lieferanten reagieren auf eine transparente Rückmeldung mit messbaren Verbesserungen, weil sie zum ersten Mal erfahren, wo sie stehen.
Die Rückmeldung an den Lieferanten sollte sachlich und mit Zahlen unterlegt sein: Anzahl der Lieferungen, Anzahl der Verspätungen, Anzahl der Reklamationen, jeweils mit Datum. Ein Lieferant, der eine solche Übersicht bekommt, kann die Fälle intern nachvollziehen und Ursachen benennen. Häufig stellt sich dabei heraus, dass ein Teil der Verspätungen auf zu kurze Bestellvorlaufzeiten des eigenen Einkaufs zurückgeht. Auch das ist ein Ergebnis der Bewertung, nur eben eines, das im eigenen Haus umgesetzt werden muss.
Der Ablauf im Jahresverlauf
- Monatlich: Liefer- und Mengentreue sowie Reklamationen werden automatisch aus dem ERP ausgewertet. Abweichungen über einem Schwellenwert lösen eine Prüfung aus.
- Quartalsweise: Der Einkauf sichtet die Kennzahlen der kritischen Lieferanten und ergänzt die Einschätzung zur Kommunikation.
- Jährlich: Gesamtbewertung, Einstufung in die Klassen, Rückmeldung an die Lieferanten, Prüfung der Zertifikate und Aktualisierung der Lieferantenliste.
- Anlassbezogen: Bei schwerwiegenden Vorfällen wird außerhalb des Zyklus bewertet und entschieden.
Kurz gesagt
Eine gute Lieferantenbewertung ist kein Formular, sondern ein Frühwarnsystem. Sie konzentriert sich auf die Lieferanten, die wirklich wichtig sind, stützt sich auf Daten aus dem ERP und zieht nachvollziehbare Konsequenzen. Der Aufbau dauert wenige Wochen, und die erste Auswertung zeigt meist schon Lieferanten, über die man sprechen sollte, bevor die nächste Lieferung ausbleibt.
Veröffentlicht am 19. Mai 2026 von Oktay Sönmez, STG Beratung (Kompetenzwerk Deutschland GmbH, Stuttgart). Themen: Lieferantenbewertung, Einkauf, Qualitätsmanagement, ISO 9001.
