Schnittstellen zwischen ERP und Onlineshop: Was synchronisiert werden muss und was nicht
Bestände, die im Shop nicht stimmen, und Bestellungen, die im ERP fehlen: Die Verbindung von ERP und Shop scheitert selten an der Technik. Welches System welche Daten führt, wie oft abgeglichen wird und was vor dem Start getestet werden muss.
Von Oktay Sönmez
Ein Kunde bestellt im Onlineshop ein Produkt, das laut Shop verfügbar ist. Im ERP ist der Bestand seit gestern null, weil ein Großkunde die letzte Palette abgerufen hat. Der Shop wusste das nicht, der Kunde bekommt eine Absage, und der Innendienst hat eine halbe Stunde Erklärungsarbeit. Solche Fälle entstehen, wenn ERP und Shop nebeneinander betrieben werden, ohne dass klar ist, welches System welche Daten führt und wie oft sie abgeglichen werden. Die Schnittstelle zwischen beiden ist in den meisten Handelsunternehmen das wichtigste Integrationsprojekt, und es wird regelmäßig unterschätzt.
Welches System führt welche Daten
Die Grundfrage jeder Integration lautet: Welches System ist für welche Daten die führende Quelle? Ohne klare Antwort entstehen Widersprüche, und beide Systeme werden parallel gepflegt. Eine bewährte Aufteilung für den Mittelstand:
| Daten | Führendes System | Richtung |
|---|---|---|
| Artikelstamm (Nummer, Preis, Maße, Gewicht) | ERP | ERP zum Shop |
| Produkttexte, Bilder, Kategorien | Shop oder PIM | Bleibt im Shop |
| Bestände | ERP | ERP zum Shop, häufig |
| Kundenpreise, Rabatte | ERP | ERP zum Shop |
| Bestellungen | Shop | Shop zum ERP |
| Auftragsstatus, Sendungsnummer | ERP | ERP zum Shop |
| Kundenkonten | Abhängig vom Geschäftsmodell | Meist beidseitig mit Regeln |
Die Zeile Kundenkonten ist die schwierigste. Im B2B legt oft der Vertrieb den Kunden im ERP an, im B2C registriert sich der Kunde im Shop. Für beide Fälle braucht es eine Regel, wie Dubletten vermieden und Kundennummern zugeordnet werden.
Wie oft abgeglichen wird
Nicht alle Daten brauchen dieselbe Aktualität. Artikelstammdaten ändern sich selten, ein Abgleich mehrmals täglich reicht. Bestände ändern sich laufend, hier sind Intervalle von wenigen Minuten oder eine ereignisgesteuerte Übertragung bei jeder Buchung angemessen. Bestellungen sollten unmittelbar ins ERP gelangen, damit Kommissionierung und Versand nicht warten. Der Fehler vieler Integrationen liegt darin, alles im selben nächtlichen Lauf zu übertragen. Dann ist der Bestand im Shop tagsüber bis zu 24 Stunden alt, und genau daraus entstehen die Absagen an Kunden.
Stammdatenqualität als Voraussetzung
Eine Schnittstelle überträgt Daten, sie verbessert sie nicht. Wenn im ERP bei einem Drittel der Artikel das Gewicht fehlt, kann der Shop keine Versandkosten berechnen. Wenn Artikelnummern Sonderzeichen enthalten oder Dubletten existieren, scheitert die Zuordnung. Wenn Warengruppen im ERP nach Einkaufslogik und im Shop nach Kundenlogik aufgebaut sind, braucht es eine Zuordnungstabelle, die jemand pflegt. Vor dem Bau der Schnittstelle lohnt deshalb eine Prüfung der Artikelstammdaten auf Vollständigkeit der Felder, die der Shop benötigt. Die Bereinigung ist oft der größte Teil des Projekts, und sie lässt sich nicht an den Schnittstellen-Dienstleister delegieren, weil nur das eigene Haus weiß, welcher Wert richtig ist.
Technische Wege und ihre Grenzen
Für die Verbindung gibt es drei übliche Wege. Erstens Standardkonnektoren des Shop- oder ERP-Herstellers, die für gängige Kombinationen existieren, schnell eingerichtet sind, aber bei abweichenden Anforderungen an Grenzen stoßen. Zweitens Integrationsplattformen, die zwischen den Systemen vermitteln, Datenumwandlungen ermöglichen und mehrere Systeme anbinden können; sie kosten laufend Lizenz, sparen aber Entwicklungsaufwand. Drittens eine eigene Schnittstelle über die Programmierschnittstellen beider Systeme, die am flexibelsten ist, aber Entwicklung, Dokumentation und Wartung braucht. Für die meisten Mittelständler ist der zweite Weg oder ein Standardkonnektor mit kleinen Erweiterungen die richtige Wahl. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn die Prozesse deutlich vom Standard abweichen oder mehrere Shops und Marktplätze angebunden werden.
Die Punkte, an denen es im Betrieb hakt
- Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn eine Bestellung nicht ins ERP übertragen werden kann, weil ein Artikel fehlt oder ein Pflichtfeld leer ist? Es braucht eine Fehlerliste, die jemand täglich sieht, und eine Regel, wer sie bearbeitet.
- Varianten und Stücklisten: Artikel mit Größen, Farben oder Sets werden in ERP und Shop oft unterschiedlich abgebildet. Die Zuordnung muss vor dem Start festgelegt sein.
- Steuern und Versandkosten: Berechnet der Shop oder das ERP? Bei unterschiedlichen Regeln entstehen Differenzen in der Rechnung.
- Zahlungsarten: Die Zuordnung der Zahlungsanbieter des Shops zu den Zahlungsbedingungen im ERP wird gern vergessen und fällt erst in der Buchhaltung auf.
- Retouren: Der Rückweg einer Bestellung wird selten mitgeplant, obwohl er im Handel täglich vorkommt.
Testen vor dem Start
Eine Schnittstelle gilt als fertig, wenn sie mit echten Daten getestet wurde. Dazu gehören mindestens zwanzig Testbestellungen mit allen Zahlungsarten, Varianten, Rabatten und Versandzielen, ein Bestandsabgleich unter Last, also während im ERP gleichzeitig gebucht wird, und ein bewusst erzeugter Fehlerfall je Datenart, um die Fehlerbehandlung zu prüfen. Wer diesen Test überspringt, findet die Fehler im Livebetrieb beim Kunden.
Kurz gesagt
Die Schnittstelle zwischen ERP und Shop ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe. Wer festlegt, welches System welche Daten führt, wie oft abgeglichen wird und wer Fehler bearbeitet, hat den größten Teil der Arbeit getan. Die Technik folgt daraus, und sie ist mit Konnektoren oder Integrationsplattformen heute für fast jede Kombination verfügbar.
Veröffentlicht am 8. September 2026 von Oktay Sönmez, STG Beratung (Kompetenzwerk Deutschland GmbH, Stuttgart). Themen: ERP, Onlineshop, Schnittstellen, E-Commerce.
